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浅谈消防队基建档案管理中存在的问题与对策

来源:未知  发布时间:2018-10-02 22:32

  基建档案管理是消防部队工程建设过程中的一项重要基础工作,基建工程档案直接反映建设工程质量的好坏,是建设工程的有机组合部分,土地房屋产权档案管理工作是维系部队土地、房屋权益的重要环节之一。随着国家经济建设快速发展,消防部队基建工程项目不断增多,提高对基建档案重要性的认识,规范部队基建档案管理,成为新形势下消防部队基建档案管理的重要任务。因此,加强工程项目档案管理显得尤为重要。加强消防部队基建档案管理,要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行,做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接,推动档案工作的规范化、标准化。

  消防部队基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,它既是建设过程的真实反映和记录,又是建设发展的重要基础和依据,也是日后维权的凭证和依据。消防部队基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点,随着社会信息化的飞速发展,基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化,特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、浅谈消防队基建档案管理中存在的问题与对策专业性要求,而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段,要经过建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门,给收集管理工作带来很多困难。

  相关人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识,学习宣传落实的主动性不高,加上基建工程队伍流动性大,人员不稳定,档案管理职责没有落实到具体人员,造成档案管理工作严重脱节,档案资料流向不清。此外,由于基建工程和档案的专业性,工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序,缺乏工程档案管理的实践能力,造成部队基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

  许多单位没有建立基建档案管理部门,没有设立专职档案人员,没有专门的档案工作场所和档案存储库房,基建档案设施设备陈旧落后不能满足档案管理需要。此外,由于基建档案管理现代化程度与工程建设快速发展的需求不匹配,缺乏相应的工程档案管理软件,这些问题都极大地影响了档案管理的工作效率和利用价值。

  许多单位未能严格按照操作规范做好职责范围内的基建档案整理、组卷、编目、保管、利用工作,从业人员对基建档案的形成规律难以全面掌握,基建档案资料缺乏有机联系,未能构成分类清晰、连续成套的一个整体。特别是未能通过工程项目技术会议、技术交底等形式,解决基建档案工作问题,形成现场办公会议纪要、档案工作总结、简报等文件,也未能采取外聘档案工作专家现场演示、开展业务咨询答疑等方式,对基建档案业务工作进行指导和规范,有效统一基建档案管理标准和操作方法。

  正确认识基建档案是提高基建工程管理质量的关键和保证。抓好基建档案工作,首先要从思想上重视基建档案管理工作,提高认识,从监与管两方面入手,分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障,用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作,建立起内外有别而又相互统一的档案管理网络。内就是要增强档案意识,注重收集与及时移交,防止档案材料的散失;外就是要抓住每一个环节的档案收集,积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作,以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织,是必须做好的一项基础性工作,因此,要明确有关人员与部门的职责,用制度管人,用制度办事,将基建档案工作作为硬任务列入工程条款,将基建档案工作以法律文书的形式规定下来,鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料,作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目,自建设项目开始,就积极介入。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等众多部门,单凭兼职的项目管理人员是无法独立完成资料的收集整理、编目建档工作的,因此必须树立全局意识,努力争取单位领导和有关部门的重视与配合,通过档案利用实例,加强档案人员的工作积极性和责任感,提高档案工作的地位,使广大基建工程参与者、利用者逐步认识到档案和档案工作的唯一性和必要性,才能变被动为主动,提高基建档案管理水平。

  根据基建工程项目特点和基建档案管理要求,设立相应的档案机构,配备专职档案人员,明确各自管理职责权限,建立基建档案管理网络体系,深化职能,加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。制度要健全,执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准,对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料,应根据基建档案形成的规律和特点,在便于保管和利用的前提下,进行科学分类整理,设置相应的归档类。

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